Arhivare digitală pentru notariate și birouri profesionale

Birourile notariale și alte birouri profesionale gestionează zilnic documente esențiale, sensibile și supuse unor cerințe legale stricte. O arhivă digitală nu este doar o alternativă modernă — este o necesitate pentru eficiență, conformitate și protecția datelor.

De ce arhivare digitală în aceste domenii?

1. Conformitate cu legislația

• Păstrarea documentelor pentru perioade legale obligatorii
• Protejarea datelor cu caracter personal (GDPR)
• Accesibilitate controlată, conform normelor de confidențialitate

2. Eficiență operațională

• Găsești instant orice act notarial sau document profesional
• Elimini riscul pierderii sau deteriorării documentelor fizice
• Economisești spațiu fizic în birou

3. Protecție și securitate

• Acces pe bază de roluri și autentificare
• Arhivă criptată și salvată automat în mai multe locații
• Istoric de acces și audit pentru fiecare fișier

Funcționalități dedicate

• Scanare rapidă cu OCR: extragerea automată a informației din contracte, acte notariale, documente profesionale.
• Căutare full-text: găsești documente după cuvinte cheie, nume, dată sau tip.
• Clasificare inteligentă: sortare automată după client, tip document sau dată.
• Export rapid: PDF-uri semnate digital, gata de partajare sau imprimare.

Exemple de documente digitalizabile

Birouri notariale și profesionale:

• Procese verbale
• Contracte de vânzare-cumpărare
• Testamente
• Împuterniciri
• Documente de consultanță și contracte

Beneficii directe pentru personal și clienți

• Timp economisit la fiecare interacțiune
• Răspuns rapid la solicitări oficiale sau de la clienți
• Imagini clare, documente ușor de imprimat sau trimis pe email
• Profesionalism și transparență

Concluzie

Arhivarea digitală nu mai este opțională. Este o investiție care oferă control, viteză și siguranță pentru notariate și birourile profesionale. În plus, facilitează respectarea legii fără stres și contribuie la transformarea digitală a profesiilor liberale.

Dorești o soluție adaptată exact pentru biroul tău?
Contactează-ne și îți oferim consultanță gratuită.