Cum ajută arhiva digitală în auditul intern

Auditul intern este o componentă esențială a oricărei organizații responsabile. Acesta asigură transparența, conformitatea cu reglementările legale și identificarea timpurie a riscurilor. O arhivă digitală bine organizată devine un aliat strategic în acest proces.

Probleme frecvente în lipsa digitalizării

• Documente greu de găsit sau lipsă
• Informații incomplete sau greu de verificat
• Timpi mari de răspuns în fața auditurilor externe
• Risc crescut de erori umane și pierderi de date

Avantajele arhivei digitale în procesul de audit

1. Acces instant la documente

• Căutare avansată după denumire, dată, autor, conținut OCR
• Filtrare rapidă pe perioade sau tipuri de documente
• Posibilitate de acces controlat pentru auditori externi

2. Trasabilitate completă

• Istoric de modificări și accesare
• Înregistrări de cine, când și ce document a consultat
• Control asupra fluxurilor de aprobare și semnătură

3. Respectarea normelor legale

• Păstrarea documentelor conform cerințelor de arhivare
• Protejarea datelor cu caracter personal (GDPR)
• Export rapid pentru controale ANAF, CNAS, audit extern etc.

Funcționalități esențiale pentru audit

• Log de audit complet pentru fiecare fișier
• Semnătură digitală calificată
• Permisiuni per utilizator sau echipă
• Back-up automat și criptare a datelor

Cazuri de utilizare concrete

• Audit financiar: verificarea facturilor, contractelor și documentelor contabile
• Audit intern: analiză de conformitate și respectare a procedurilor interne
• Audit extern: furnizarea rapidă de dovezi și acces la documente cerute de autorități

Concluzie

Arhivarea digitală nu doar că facilitează auditul intern, dar îl transformă într-un proces simplu, transparent și eficient. Timpul pierdut căutând documente devine istorie, iar organizația ta este mereu pregătită pentru orice verificare.

Vrei să vezi cum funcționează în practică?
Contactează-ne pentru o prezentare personalizată.