Ghid complet pentru arhivarea conformă cu legea în Moldova
Tot ce trebuie să știi despre păstrarea și arhivarea documentelor în conformitate cu legislația națională din Republica Moldova și cerințele stricte de audit.
Ghid complet pentru arhivarea conformă cu legea în Moldova
Păstrarea documentelor conform cerințelor legale este esențială pentru orice organizație. Neconformitatea poate atrage sancțiuni și probleme la audituri sau controale. Acest ghid simplificat te ajută să înțelegi pașii necesari pentru o arhivare legală și sigură.
1. Cunoaște legislația aplicabilă
- Legea arhivării nr. 134 din 2016 și normativele aferente
- Regulamentele privind păstrarea documentelor fiscale, contabile și administrative
- Normele GDPR pentru protecția datelor personale
- Cerințele autorităților fiscale (ANAF), sociale (CNAS) și alte instituții de control
2. Clasificarea documentelor
- Documente fiscale: facturi, chitanțe, rapoarte
- Documente contabile și financiare
- Contracte și acte juridice
- Documentație de personal
- Documente specifice activității (ex: medicale, notariale)
3. Stabilirea perioadei de păstrare
- Durata minimă legală este de obicei 5-10 ani, în funcție de tipul documentului
- Unele documente trebuie păstrate pe perioade mai lungi sau permanent
- Perioada de păstrare trebuie respectată cu strictețe
4. Digitalizarea și arhivarea electronică
- Scanarea documentelor fizice în formate acceptate (PDF, TIFF etc.)
- Utilizarea tehnologiilor OCR pentru căutare în text
- Aplicarea semnăturii digitale calificate pentru validarea documentelor
- Stocarea securizată, cu backup și acces controlat
5. Accesul și securitatea datelor
- Definirea drepturilor de acces pe roluri și responsabilități
- Monitorizarea accesărilor și modificărilor în arhivă
- Asigurarea confidențialității datelor, mai ales a celor cu caracter personal
6. Proceduri pentru audit și control
- Pregătirea și organizarea documentelor pentru inspectori și auditori
- Exportul rapid al documentelor relevante în formate conforme
- Asigurarea trasabilității și integrității documentelor
7. Distrugerea documentelor
- Eliminarea documentelor expirate conform normelor legale
- Proceduri documentate de distrugere, pentru a proteja informațiile sensibile
- Înregistrarea procesului de distrugere
Concluzie
O arhivare conformă cu legea este vitală pentru securitatea și buna funcționare a oricărei organizații. Respectarea normelor legale protejează afacerea ta de riscuri și asigură continuitatea activității.
Vrei să implementăm împreună o arhivă digitală conformă 100% cu legislația?
Contactează-ne pentru consultanță și suport profesional.